صرف 18 دقیقه برای افزایش راندمان کافیست !

راندمان را بالا ببریم؟! چگونه؟!صرف 18 دقیقه برای افزایش راندمان کافیست .هر روزمان را با دانستن این واقعیت که نمی‎توانیم همه کارهایمان را به سرانجام برسانیم شروع می‎کنیم.
چطور می‌توانیم با وجود تمام موانع غیرمنتظره و حوادث غیرمترقبه روزانه روی انجام چند کار مهم تمرکز کنیم؟
مهم این است که روز خود را ساعت به ساعت مدیریت کنید. اجازه ندهید که ساعت‏‌ها شما را مدیریت کنند.
برای افزایش راندمان کافیست :هر روز برای خودتان ۱۸ دقیقه کنار بگذارید و ۸ ساعت زمان کاری‌تان را مدیریت بکنید.
برای افزایش راندمان اول، ۵ دقیقه تنظیم برنامه‎ روز: قبل از شروع کار و روشن‌کردن کامپیوتر، روی یک تکه کاغذ سفید بنویسید چه کارهایی باید انجام دهید تا روز موفقی داشته باشید. سعی کنید مهم‌ترین و سخت‌ترین کارها را اول انجام دهید.
برای افزایش راندمان دوم، یک دقیقه هر یک ساعت یک‌بار: یک نفس عمیق بکشید. نگاهی به فهرست بیندازید و از خودتان بپرسید که آیا در یک ساعت گذشته بازدهی خوبی داشته‎اید. ببینید که در یک ساعت بعدی چه کاری را انجام می‎دهید.
برای افزایش راندمان سوم، ۵ دقیقه بررسی: کامپیوترتان را خاموش کنید و بررسی کنید که در طول روز چه کارهایی انجام داده‌اید. کدام مفید بود؟ کجا تمرکز کردید؟ چه چیزی یاد گرفتید؟
مهم این است که همین روش را هر روز تکرار ‎کنید. باید مثل مسواک زدن به آیین روزانه‌تان تبدیل شود.
اگر شما آگاهانه و عاقلانه انتخاب کنید که کجا باید تمرکز کنید و مدام به خود یادآوری کنید که باید تمرکز کنید، متمرکز هم خواهید ماند؛ به همین سادگی!

دیروز را با برنامه مشخص خوبی شروع کردم. وقتی وارد شرکت شدم تقریبا می‎دانستم که امروز قرار است چه کارهایی را انجام دهم. روی صندلی نشستم و کامپیوتر را روشن کردم تا ایمیل‎ چک کنم. دو ساعت که گذشت، بعد از پادرمیانی در چندین دعوای در شرف وقوع، حل کردن مشکلات دیگران و رسیدگی به بقیه مشکلات و مسائلی که از طریق کامپیوتر یا تلفن با من در میان گذاشته می‎شد، به سختی می‌‏توانستم به یاد بیاورم که صبح، قبل از روشن کردن کامپیوترم قرار بود چه کارهایی را انجام بدهم. غافلگیر شده بودم و از من انتظار می‎رود که باید این موضوع را پیش بینی می کردم و آمادگی بهتری می‎داشتم.

وقتی که می‎خواهم مبحث مدیریت زمان را آموزش بدهم، همواره جلسه را با این سوال شروع می کنم: چند نفر از شما زیادی وقت خالی دارید و کاری برای پر کردن وقت‌تان ندارید؟ در ده سال گذشته تا به حال حتی یک نفر هم دستش را بلند نکرده است.

این یعنی ما هر روزمان را با دانستن این واقعیت که نمی‎توانیم همه کارهایمان را به سرانجام برسانیم شروع می‎کنیم. بنابراین دانستن دقیق این‎که چطور وقت‌مان را صرف می‎کنیم یک تصمیم راهبردی مهم است و به همین دلیل هم ایده ایجاد یک لیست از کارهایی که باید انجام بدهیم و کارهایی که باید از انجامشان چشم‎پوشی کنیم، یک ایده خوب است. سخت‌ترین کار متمرکز کردن توجه خودمان به کار است.

اما حتی با داشتن تمام فهرست‌هایی که می‌نویسم، چالش همیشگی اجرای آن‎ها است. شما چطور می‎توانید با وجود تمام مداخلات و موانع به یک برنامه زمانی متعهد باشید؟ چگونه می‎توانید فقط بر روی چند کار مهم تمرکز کنید در حالی‌که کارهای متعددی در طول روز پیش می‎آید که به توجه و رسیدگی شما نیاز دارند؟

ما نیازمند یک ترفند هستیم.

جک لالان مربی تناسب اندام، در پیدا کردن ترفندها خبره است. او به خاطر شنا با دست‌های بسته به طول یک و نیم کیلومتر و بعد ادامه شنا در حالی‎ که قایقی مملو از جمعیت را به دنبال خودش می‎کشید، شهرت دارد. اما او بیشتر از یک شعبده باز است. او تعداد زیادی ماشین‎های ورزشی مختلف مانند ماشین‎هایی که با قرقره کار می‎کنند و یا آن‌‎هایی که امکان انتخاب وزنه را دارند، اختراع کرده است که در تمام باشگاه‎های ورزشی در سرتاسر دنیا یافت می‎شوند. برنامه او با نام «برنامه جک لالان» طولانی‎ترین برنامه ورزش و تندرستی تلویزیون به مدت سی و چهار سال بود.

اما هیچ‎کدام از این موارد باعث نشد من تحت تاثیر او قرار بگیرم و او را ستایش کنم. او تنها یک ترفند دارد که به نظرم راز واقعی قدرت است: برای خودش رسوم منظم و آیین‌های روزانه‌ای را تعریف کرده است.

او تا سن نود و چهار سالگی روز خود را با ورزش کردن به مدت دو ساعت شروع می‌کرد. نود دقیقه وزنه بلند کردن و سی دقیقه شنا یا پیاده‌روی. هر روز صبح. باید این تمرین را انجام بدهد تا به هدف خود برسد؛ او می‎خواست در روز تولد نود و پنج سالگی‎اش از ساحل کالیفرنیا تا جزیره سانتا کاتالینا را به مسافت سی و دو کیلومتر شنا کند. او هم‎چنین یک شعار محبوب داشت «من نمی‌توانم بمیرم، مرگ تصور مَردم را از من خراب می‎کند»

بنابراین او به طور مداوم و آگاهانه برای رسیدن به اهدافش کار و تمرین می‎کرد و هر روز همان برنامه را تکرار می‌کرد. به تناسب اندام و تندرستی خودش اهمیت می‎داد و آن را به جزیی از برنامه روزانه‎اش تبدیل کرده بود.

مدیریت زمان برای ما نیز باید به صورت یک رسم آیینی دربیاید و نباید فقط به صورت یک فهرست از کارها و یا یک حس مبهم از اولویت‌های ما باشد که به هیچ‌وجه مستمر و آگاهانه نیست. مدیریت زمان باید یک فرایند مستمر باشد که ما از آن پیروی می‌کنیم تا تمرکزمان را بر روی اولویت‎ها در طول روز نگه داریم.

من فکر می‎کنم ما می‎توانیم این کار را در طول یک روز کاری هشت ساعته، در سه مرحله که تنها کمتر از هیجده دقیقه وقت می‌گیرد، انجام دهیم.

برای افزایش راندمان کافیست :مرحله اول (پنج دقیقه) تنظیم برنامه‎ای برای آن روز:

قبل از روشن کردن کامپیوترتان، یک تکه کاغذ سفید جلوی‌تان بگذارید و تصمیم‎گیری کنید که لازمه داشتن روزی موفق انجام دادن چه کارهایی است. انجام چه کاری شما را به رسیدن به اهدافتان نزدیک‌تر می‎کند و به شما اجازه می‎دهد در پایان روز با احساس مفید و موفق بودن شرکت را ترک کنید. همه این موارد را یادداشت کنید.

خوب، حالا کار مهم‎تر این است که تقویم کاری روزانه خودتان را باز کنید و تلاش کنید این موارد و کارهای یادداشت شده را به گونه‎ای در آن بگنجانید که مهم‎ترین و سخت‎ترین کارها در ابتدای روز کاری شما قرار بگیرند. و با گفتن ابتدای روز کاری منظورم این است که در صورت امکان، حتی قبل از چک کردن ایمیل‎هایتان آن کارها را باید انجام بدهید. اگر تمام موارد نوشته شده در فهرست، در برنامه روزانه شما نمی‎گنجد، فهرست را اولویت‎بندی کنید. قدرت فوق العاده‎ای در تصمیم‌گیری برای زمان و مکان اجرای یک کار نهفته است.

تونی شوارتز و جیم لوئر در کتاب خود با عنوان قدرت مشارکت تمام و کمال یک تحقیقی را شرح می‌کنند که در آن یک گروه از زنان موافقت کردند برای یک دوره سی روزه به‌طور مرتب پستان‌های خود را برای پیشگیری از سرطان پستان خوآزمایی کنند. آن دسته از زنان که پرسیده بودند کِی و کجا، همگی این دوره را تا انتها به سرانجام رساندند. اما از میان بقیه شرکت‌کنندگان، تنها پنجاه و سه درصد از آن‌ها دوره را کامل انجام دادند.

در تحقیقی دیگر، معتادان به مواد مخدر در حال ترک (آیا می‎شود گروهی پراسترس‎تر از این افراد پیدا کرد؟) توافق کردند که تا قبل از ساعت پنج بعد از ظهر روز خاصی یک انشا بنویسند. هشتاد درصد از کسانی که گفتند کی و کجا، انشا را تمام و کمال نوشتند و هیچ‎کدام از بقیه افراد این کار را نکردند.

اگر می خواهید یک کاری را کامل انجام دهید، تصمیم بگیرید که کی و کجا این کار را انجام خواهید داد. در غیر این‌صورت، آن را از فهرست خود حذف کنید.

برای افزایش راندمان کافیست :مرحله دوم ( یک دقیقه هر یک ساعت یک‌بار) دوباره تمرکز کنید:

ساعت یا تلفن خود را برای زنگ زدن مکرر سر هرساعت تنظیم کنید. وقتی زنگ می‌خورد، یک نفس عمیق بکشید و نگاهی به فهرست خود بیندازید و از خودتان بپرسید که آیا در یک ساعت گذشته بازدهی خوبی داشته‎اید یا خیر. سپس به برنامه کاری خود نگاه کنید و آگاهانه مشحص کنید که در یک ساعت بعدی چه کاری را انجام می‎دهید. روز خود را ساعت به ساعت مدیریت کنید. اجازه ندهید که ساعت‏‌ها شما را مدیریت کنند.

برای افزایش راندمان کافیست :مرحله سوم (پنج دقیقه) بررسی کنید:

کامپیوترتان را خاموش کنید و بررسی کنید که در طول روز چه کارهایی انجام داده‌اید. چه چیزی مفید بود؟ کجا تمرکز کردید؟ چه چیزی یاد گرفتید که به شما کمک می‎کند تا فردای مفیدتر و سازنده‎تری داشته باشید؟

قدرت رسوم آیینی در قابل پیش‌بینی بودن آن‎ها نهفته است. شما یک کار را به همان روش، بارها و بارها تکرار می‎کنید. بنابراین نتیجه یک رسم آیینی کاملا قابل پیش‌بینی است. اگر شما آگاهانه و عاقلانه انتخاب کنید که کجا باید تمرکز کنید و به‌طور مداوم به خود یادآوری کنید که باید تمرکز کنید، متمرکز خواهید ماند. به همین سادگی.

این رسم آیینی خاص ممکن است به شما کمک نکند تا طول کانال انگلیس را در حالی که دست‎هایتان به هم بسته شده است و یک کشتی تفریحی را به دنبال خود می‎کشید، شنا کنید ولی می‌تواند به شما کمک کند که شرکت را با احساس مفید و موفق بودن ترک کنید.
و در پایان یک روز کاری، آیا همین نکته مهم‌تر از هر چیز دیگری نیست؟

این مطلب نوشته پیتر برگمن مدیرعامل سازمان شرکای برگمن است. این سازمان در زمینه تقویت مهارت‌های رهبری در افراد و سازمان‎ها خدمات و مشاوره ارائه می‌کند. پیتر برگمن نویسنده کتاب پرفروش هجده دقیقه است و کتاب دیگرش با عنوان چهارثانیه نیز به تازگی منتشر شده است.

منبع: یاری کده